Vous n'êtes plus satisfait de votre prestataire IT actuel. Interventions qui traînent, surfacturations, interlocuteur injoignable, qualité qui se dégrade. Vous voulez changer, mais vous avez peur de "tout perdre" dans la transition. Voici comment organiser ce changement sans incident, en préservant vos données, vos accès et vos contrats.
Pourquoi la transition fait peur (à juste titre)
Le prestataire sortant a généralement accumulé beaucoup d'informations critiques sur votre entreprise :
- Les mots de passe admin de votre Microsoft 365, box, serveurs, NAS
- La documentation technique de votre parc (inventaire, configurations, VPN…)
- Les licences logicielles qu'il a parfois achetées en son nom pour vous
- Les contrats avec vos autres fournisseurs (téléphonie, fibre, antivirus…) parfois négociés via lui
- L'historique des interventions et le contexte de chaque problème
Dans le pire des cas, un prestataire mécontent peut :
- Refuser de communiquer les mots de passe
- Garder les accès admin "pour vous nuire"
- Facturer des "frais de clôture" exorbitants
- Laisser des bombes à retardement (comptes non documentés, scripts cachés…)
En anticipant, on neutralise 95 % de ces risques.
La chronologie idéale d'un changement
Phase 1 (M-3 à M-1) : préparation discrète
Avant même d'annoncer votre intention de changer :
1.1 - Faire l'inventaire de ce que vous avez
- Lister tous les équipements : PC, serveurs, imprimantes, bornes Wi-Fi, routeur, NAS…
- Lister tous les comptes et licences : M365, antivirus, sauvegarde, VPN, hébergement site, domaine, Google Workspace, Slack, outils SaaS…
- Identifier les contrats rattachés à votre prestataire actuel : qui est propriétaire de la licence ? Qui est destinataire des factures ? Qui est contact technique ?
Si vous avez du mal à faire cet inventaire sans le prestataire, c'est déjà un symptôme du problème.
1.2 - Reprendre la main sur vos comptes principaux
Avant d'annoncer, assurez-vous que vous êtes administrateur (ou que vous avez les droits) sur :
- Microsoft 365 / Google Workspace : votre compte principal doit être administrateur global, pas seulement un compte simple utilisateur
- Votre hébergement et votre nom de domaine : votre compte OVH/Gandi doit être à votre nom
- Votre compte Stripe / banque / PayPal : accès total
- Votre compte Google Business Profile, réseaux sociaux pro, Google Analytics
Si l'un de ces comptes est au nom de votre prestataire actuel, le récupérer est la priorité absolue. Sans ça, vous êtes à sa merci.
1.3 - Choisir le nouveau prestataire
Prendre le temps de :
- Rencontrer 2-3 prestataires potentiels
- Vérifier les références (demander à parler à 2-3 de leurs clients actuels)
- Comparer les contrats en détail (SLA, périmètre, hors forfait, réversibilité…)
- Vérifier la compatibilité culturelle (êtes-vous à l'aise de leur parler ?)
Pour les critères détaillés, voir notre article sur l'externalisation.
Phase 2 (M-1) : annonce et calendrier
2.1 - Vérifier le préavis dans votre contrat actuel
La plupart des contrats d'infogérance ont un préavis de 1-3 mois. Lire le contrat avant d'annoncer. Si le préavis est long et que vous êtes dans un contexte difficile, prévoir cette période dans votre planning.
2.2 - Signer le nouveau prestataire
Avant de résilier l'ancien, signer avec le nouveau. Sinon vous risquez un trou de couverture si l'ancien se montre peu coopératif.
2.3 - Annoncer par écrit, calmement
Un email ou LRAR factuel au prestataire sortant :
- Objet : "Dénonciation du contrat d'infogérance"
- Références : numéro de contrat
- Date d'effet souhaitée (respectant le préavis)
- Demande de transmission du dossier technique à votre nouveau prestataire
- Pas d'agressivité : vous ne voulez pas déclencher un conflit, vous voulez une transition fluide
Si vous êtes en conflit, consulter un avocat pour la lettre. Mais la plupart du temps, un email factuel suffit.
Phase 3 (M-1 à J-15) : transfert technique
3.1 - Réunion de passation entre les 3 parties
La clé du succès. Organiser une réunion (visio ou présentiel) avec :
- Vous (ou votre référent interne)
- Le prestataire sortant
- Le prestataire entrant
Objectif : transmission du dossier technique. Au programme :
- Walkthrough de l'inventaire
- Transmission des accès admin
- Explications des particularités de votre config
- Documentation des points sensibles (anciens serveurs, logiciels métier spécifiques, procédures de dépannage connues)
Les prestataires sortants sérieux jouent le jeu. Pour les autres, cette réunion est l'occasion de documenter leur manque de coopération si ça tourne mal.
3.2 - Récupérer tous les mots de passe
Le prestataire sortant doit vous remettre tous les mots de passe admin :
- M365 admin
- Comptes serveur / NAS
- VPN
- Pare-feu / routeur
- Imprimantes
- Services tiers (sauvegarde cloud, DNS, etc.)
Dès réception, les changer tous. Vous ne voulez pas que l'ancien prestataire garde un accès "au cas où".
3.3 - Récupérer la documentation
Demander par écrit :
- Inventaire du parc à jour
- Schéma réseau
- Procédures de dépannage spécifiques
- Historique des interventions des 12 derniers mois
- Contrats de licences et dates d'échéance
Phase 4 (J-15 à J) : audit croisé par le nouveau prestataire
Le nouveau prestataire fait son propre audit :
- Vérifie l'inventaire reçu (compte les PC, les comptes M365…)
- Scan de sécurité (comptes orphelins, mots de passe faibles, failles ouvertes…)
- Documente ses propres observations
- Produit un rapport initial qui sert de point de référence
C'est le moment où on découvre parfois des surprises :
- Comptes administrateurs non documentés
- Scripts de supervision qui remontent chez l'ancien prestataire (à désactiver)
- Mots de passe trop simples sur des comptes critiques
- Licences manquantes ou mal attribuées
Phase 5 (J et après) : rupture nette
5.1 - Révoquer tous les accès de l'ancien prestataire
À la date de fin de contrat (ou avant, si tout est transféré) :
- Supprimer ou désactiver les comptes M365 des techniciens de l'ancien prestataire
- Révoquer les clés d'accès API, VPN
- Désactiver les outils de supervision/prise en main à distance de l'ancien prestataire
- Changer tous les mots de passe (encore une fois, par précaution)
5.2 - Transférer les contrats fournisseurs
Si certains contrats (téléphonie, antivirus, sauvegarde) étaient facturés via l'ancien prestataire, les basculer en direct chez vous ou chez le nouveau prestataire. Prévoir que ça peut prendre quelques semaines côté administratif.
5.3 - Communication interne
Prévenir les salariés :
- Du nouveau nom de prestataire
- Du nouveau numéro / email de support
- De ne plus contacter l'ancien prestataire
- De signaler toute intervention bizarre à venir (au cas où il tenterait quelque chose)
Les pièges à éviter
Piège 1 : laisser le prestataire sortant tout mettre dans la "boîte à outils" du nouveau
Les deux prestataires sont concurrents. L'ancien n'a aucun intérêt à faire une passation parfaite. Vous devez piloter la transition, pas la déléguer entièrement à l'un ou à l'autre.
Piège 2 : rupture brutale sans préavis
Même en cas de conflit, respecter le préavis contractuel. Sinon vous vous exposez à des pénalités, et vous risquez un sabotage (volontaire ou par négligence).
Piège 3 : signer avec le nouveau sans lire le contrat
Le nouveau prestataire a aussi ses conditions. Lire la clause de réversibilité chez eux aussi : si dans 3 ans vous voulez repartir, vous ne voulez pas revivre la même galère.
Piège 4 : ne pas changer les mots de passe
Classique. Vous avez récupéré les mots de passe de l'ancien prestataire. Vous les changez tous. Immédiatement. Ne faites pas confiance "parce que ça s'est bien passé".
Piège 5 : oublier les comptes mutualisés
Un ancien compte générique admin@votre-entreprise.fr que vos deux prestataires utilisaient : vérifier qu'il est désactivé ou que le mot de passe est changé.
Combien de temps ça prend
Pour une TPE/PME classique à 10 postes :
- Préparation : 2-3 semaines
- Préavis + transfert technique : 1-2 mois selon contrat
- Transition opérationnelle totale : 2-3 mois du début à la fin
C'est plus long qu'on ne le pense. D'où l'intérêt d'anticiper quand on sent que le prestataire actuel ne tient plus la route — ne pas attendre la panne de trop.
Ce qu'on fait chez Depass Info quand on prend la main
Quand un nouveau client nous rejoint depuis un ancien prestataire :
- Audit complet à J+0 pour établir l'état réel du parc
- Récupération et sécurisation de tous les accès
- Changement systématique des mots de passe critiques
- Documentation reconstituée dans votre espace client (vous y accédez à tout moment)
- Point de reprise signé par vous : vous savez précisément ce qui a été fait
Et côté réversibilité : notre contrat garantit que si un jour vous décidez de nous quitter, vous récupérerez tout proprement, sans friction. C'est écrit noir sur blanc.
L'audit gratuit peut servir de première étape si vous envisagez un changement : il vous donne une photo neutre de votre config actuelle et des pistes d'amélioration, sans engagement.
