La question qu'on ne pose jamais clairement — et à laquelle les prestataires IT répondent rarement de manière transparente : « Combien ça coûte, l'informatique, pour une TPE de 10 personnes ? ». Pas de langue de bois : voici le détail ligne par ligne, avec les ordres de grandeur réalistes en 2026, et les postes qu'on peut optimiser.
L'hypothèse de base
Pour fixer les idées, on prend une TPE "type" :
- 10 collaborateurs avec PC portable chacun (dont 1 ou 2 personnes qui télétravaillent régulièrement)
- Pas de serveur local, pas de NAS (tout en cloud Microsoft 365)
- 1 imprimante multifonction partagée
- Site web vitrine simple
- Pas d'infrastructure spécifique (pas de CAO, pas de dev, pas de besoin métier très particulier)
C'est le profil le plus représentatif. On adaptera à la fin pour d'autres cas.
Coût d'investissement initial (one-shot)
Matériel
| Poste | Qté | Prix unitaire HT | Total HT |
|---|---|---|---|
| PC portables pros standards (14", SSD NVMe, 16 Go RAM) | 10 | 800 € | 8 000 € |
| Écrans 24" | 10 | 180 € | 1 800 € |
| Clavier + souris sans fil | 10 | 50 € | 500 € |
| Casque micro de qualité | 10 | 100 € | 1 000 € |
| Imprimante multifonction laser pro | 1 | 500 € | 500 € |
| 2 bornes Wi-Fi pro | 2 | 200 € | 400 € |
| Petit routeur / firewall pro | 1 | 350 € | 350 € |
| Total matériel | 12 550 € |
Installation / configuration
| Poste | Coût HT |
|---|---|
| Installation matériel + réseau | 1 500 € |
| Configuration M365 + migration | 2 000 € |
| Mise en place sécurité (2FA, antivirus, Intune, politiques) | 1 500 € |
| Formation initiale équipe (2 sessions) | 800 € |
| Total installation | 5 800 € |
Total investissement initial
≈ 18 350 € HT, à amortir généralement sur 4-5 ans comptablement.
Soit par mois lissé : ~310-380 € HT.
Coût récurrent mensuel
Licences logicielles
| Poste | Détail | Coût mensuel HT |
|---|---|---|
| Microsoft 365 Business Premium × 10 | 22 €/user | 220 € |
| Sauvegarde M365 (SkyKick, Dropsuite...) × 10 | 4 €/user | 40 € |
| Antivirus pro supervisé (si pas inclus dans M365 Premium) | — | 0 € (inclus en Premium) |
| Gestionnaire de mots de passe × 10 | Bitwarden Business ~3 €/user | 30 € |
| Sous-total licences | 290 € |
Services internet et télécom
| Poste | Coût mensuel HT |
|---|---|
| Fibre pro symétrique 500 Mbps-1 Gbps + SLA | 80-120 € |
| Téléphonie IP × 10 lignes (optionnel) | 60-150 € |
| Sous-total internet/télécom | 140-270 € |
Logiciels métier et outils SaaS
Très variable, mais ordre de grandeur pour une TPE "classique" (compta, CRM, outils collaboratifs) :
| Poste | Coût mensuel HT |
|---|---|
| CRM (HubSpot, Pipedrive, Zoho…) 5-10 users | 50-200 € |
| Facturation / compta (Pennylane, Qonto Compta, Sage Business Cloud…) | 60-120 € |
| Signature électronique (Yousign, DocuSign…) | 20-40 € |
| 2-3 autres SaaS métier spécifiques | 50-150 € |
| Sous-total logiciels métier | 180-510 € |
Hébergement site et services web
| Poste | Coût mensuel HT |
|---|---|
| Nom de domaine + hébergement site vitrine | 10-25 € |
| Hébergement de mails pro (déjà dans M365 → gratuit) | 0 € |
| Autres (certificat SSL, services SEO…) | 0-50 € |
| Sous-total web | 10-75 € |
Infogérance (prestataire IT externalisé)
| Poste | Coût mensuel HT |
|---|---|
| Forfait d'infogérance (supervision, support, mises à jour, dépannage) | 30-60 €/poste → 300-600 € pour 10 postes |
Hors forfait (si vous préférez facturer à l'intervention) : prévoir 300-800 €/mois en moyenne pour une TPE active, mais imprévisible (0 un mois, 2000 € un autre après un incident).
Récap mensuel récurrent
| Poste | Low | High |
|---|---|---|
| Licences logicielles | 290 € | 290 € |
| Internet + télécom | 140 € | 270 € |
| Logiciels métier | 180 € | 510 € |
| Web | 10 € | 75 € |
| Infogérance | 300 € | 600 € |
| Total mensuel | ~920 € | ~1 745 € |
Soit ~55-120 €/mois par collaborateur pour l'informatique de l'entreprise, hors investissement initial.
Ce que ça donne par an
- Investissement initial : ~18 350 € HT à l'instant T
- Coût de fonctionnement annuel : ~11 000 à 21 000 € HT
- Coût total année 1 : ~29 000 à 39 000 € HT
- Coût total année 2-5 : ~11 000 à 21 000 € HT (sans nouvel investissement)
- Renouvellement matériel : prévoir 2-3 PC renouvelés par an (budget ~2 000-3 000 € HT/an)
Ratio typique pour une TPE : l'informatique représente 1 à 3 % du chiffre d'affaires. Si vous êtes en-dessous, il y a souvent des angles morts (sécurité, obsolescence). Si vous êtes au-dessus, il y a souvent du gaspillage à chasser.
Les postes où on peut vraiment économiser
1. Les SaaS en doublon
Beaucoup de TPE paient 3-4 outils qui font la même chose (plusieurs outils de gestion de projet, plusieurs CRM, plusieurs outils de signature…). Faire l'inventaire de tous les abonnements et en couper les 30-50 % qui ne sont pas réellement utilisés = 1500-5000 € d'économie/an.
2. Les licences M365 sur-dimensionnées
Si tous les salariés sont en M365 E3 ou E5 alors qu'ils n'ont besoin que de Business Premium, c'est 15-30 €/user/mois de perdu. Pour 10 users = 150-300 €/mois d'économie.
3. L'imprimante avec coût au clic abusif
Certains contrats d'imprimante incluent un coût par page élevé (3-5 cents la page couleur). Pour un parc à 10 personnes qui impriment 50 pages/semaine chacune = 400-700 € d'économie/an possible en renégociant.
4. L'infogérance "à la carte" si vous êtes trop petit
Si vous êtes une TPE à 3-5 personnes avec peu d'incidents, le forfait est peut-être sur-dimensionné. L'inverse est aussi vrai : si vous appelez le prestataire tous les 15 jours, le forfait est moins cher qu'au ticket.
5. Le matériel grand public vs pro
Fausse économie : un PC grand public à 500 € "pour faire des économies" sort généralement de garantie en 2 ans, tombe en panne en 3, et doit être remplacé. Un PC pro à 800 € dure 5 ans sous garantie. Coût par an : moins cher.
Les postes où il NE faut PAS économiser
- La sécurité (2FA, antivirus pro, sauvegarde) : chaque euro économisé ici peut coûter 100 ou 1000 € en incident
- La bande passante Internet : une connexion lente plombe la productivité de 10 personnes toute la journée
- Le matériel audio/vidéo : des visios ratées = image dégradée auprès de vos clients
- La formation : un salarié qui ne sait pas utiliser ses outils = perte de productivité quotidienne
Comparaison avec d'autres tailles d'entreprise
| Taille | Coût moyen /mois /collaborateur | Postes qui changent |
|---|---|---|
| 1-2 personnes (freelance / tout petit) | 150-250 € | Pas de forfait IT, M365 Standard, matériel plus modeste |
| 5 personnes | 90-150 € | Infogérance limitée, licences réduites |
| 10 personnes (notre cas) | 55-120 € | Infogérance pleine, M365 Premium, bornes Wi-Fi |
| 25 personnes | 70-110 € | Serveur local souvent, VPN, politique MDM poussée |
| 50+ personnes | 80-130 € | Infrastructure plus lourde, DPO, cyber-assurance |
Le plus bas coût par tête se trouve souvent autour de 10-25 personnes : la mutualisation joue, mais l'infrastructure reste simple.
Ce qu'on fait chez Depass Info
En audit gratuit, nous :
- Récapitulons l'ensemble de vos coûts actuels (vous seriez surpris de la somme totale)
- Identifions les économies rapidement activables (SaaS en doublon, licences surdimensionnées, imprimante)
- Chiffrons les investissements prioritaires (sécurité, matériel obsolète)
- Vous donnons un plan sur 12-24 mois avec les grandes lignes budgétaires
C'est sans engagement, et c'est souvent la première fois que les dirigeants voient leur IT budgétée clairement sur une seule page.
