ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot : vos salariés utilisent déjà ces outils, que vous le sachiez ou non. Et ils y collent probablement, sans réfléchir, des informations confidentielles de l'entreprise : contrats clients, données RH, code source, données médicales... Avant qu'un incident ne vous rattrape, voici les 5 règles à poser dans votre entreprise.
Pourquoi vous ne pouvez plus faire l'autruche
En 2026, l'usage de l'IA générative en entreprise est massif et silencieux :
- 60-70 % des cadres l'utilisent au moins occasionnellement selon toutes les études 2025
- Rédaction d'emails, résumés de documents, aide à la décision, génération de code, traduction, analyse de contrat…
- Y compris chez vos salariés qui n'en ont jamais parlé en interne
Interdire l'IA est illusoire (ils l'utiliseront quand même sur leur téléphone perso) et contre-productif (c'est un gain de productivité réel). Encadrer est la seule voie saine.
Règle 1 : ne jamais coller d'informations confidentielles
C'est la règle n°1 et de loin la plus importante.
Pourquoi : la plupart des IA grand public réutilisent vos conversations pour entraîner leur modèle. Ce que vous collez aujourd'hui dans ChatGPT peut, en théorie, ressortir demain dans la conversation d'un autre utilisateur. Plusieurs cas ont été documentés chez Samsung, Amazon, et d'autres.
À NE JAMAIS coller dans une IA grand public :
- Données clients (noms, emails, chiffres d'affaires, contrats)
- Données RH (fiches de paie, évaluations, profils, données médicales)
- Code source propriétaire (si vous êtes dans la tech)
- Documents stratégiques (business plans, pitch deck confidentiels, données financières)
- Mots de passe, clés API, identifiants quelconques
Pour reformuler ou analyser ces contenus : utiliser des versions business (voir règle 2) ou anonymiser le contenu avant de le coller (remplacer "Dupont SAS" par "ClientA").
Règle 2 : préférer les versions "entreprise" quand c'est critique
Les versions grand public (ChatGPT gratuit, Gemini perso) ne garantissent pas la confidentialité. Les versions business le font explicitement, avec contrat et clauses.
| Outil | Version grand public | Version entreprise |
|---|---|---|
| ChatGPT | ChatGPT (gratuit ou Plus) | ChatGPT Enterprise / Team — pas d'entraînement sur vos données |
| Microsoft Copilot | Copilot gratuit (dans Bing/Edge) | Microsoft 365 Copilot — données isolées dans votre tenant M365 |
| Google Gemini | Gemini perso | Gemini for Workspace — données isolées dans votre Workspace |
| Claude (Anthropic) | Claude gratuit | Claude for Work — données isolées |
Coût typique en 2026 : 20-30 € HT/mois/utilisateur pour une version pro. Si vos salariés utilisent déjà massivement l'IA, c'est un investissement vite rentabilisé.
L'intérêt supplémentaire du Copilot M365 : il peut lire vos documents SharePoint, Outlook, Teams de manière sécurisée, et vous aider dans votre contexte. Un vrai gain de productivité, pas juste un chatbot externe.
Règle 3 : toujours vérifier ce que l'IA produit
Les IA génératives inventent régulièrement — on parle d'hallucinations. Elles sont capables de :
- Citer des sources qui n'existent pas (livres, articles, références juridiques inventées)
- Inventer des chiffres qui ont l'air crédibles mais sont faux
- Faire des erreurs de calcul basiques
- Mélanger les informations sur plusieurs sujets proches
Règle en entreprise : l'IA est un assistant de rédaction, pas une source de vérité. Tout ce qui doit être partagé en externe (email client, document contractuel, décision stratégique) doit être relu et vérifié par l'humain.
Attention particulière à :
- Les statistiques citées (jamais sans vérifier la source)
- Les informations juridiques (une IA peut citer un article de loi qui a changé)
- Les traductions techniques (vérifier le vocabulaire métier)
- Le code généré (toujours tester avant de mettre en production)
Règle 4 : signaler les contenus générés par IA
Deux cas où c'est obligatoire :
En communication externe
Si un email, un article, une proposition commerciale est largement généré par IA, il est honnête de l'indiquer — surtout si le destinataire pourrait penser que vous l'avez écrit vous-même. La transparence évite les malentendus et montre une maturité.
Dans vos documents internes
Marquer en commentaire ou en note : "Première version générée avec [IA], retouchée par [nom]". Permet de retrouver facilement ce qui a été produit par IA en cas de doute ou de litige futur.
Attention au cadre légal
En France, certaines réglementations (secteur public, documents administratifs) imposent la mention quand une IA a été utilisée dans la production. Vérifier selon votre secteur.
Règle 5 : former l'équipe aux bons usages
Trois sujets à aborder en 30-45 minutes avec les salariés :
Sujet 1 : qu'est-ce qu'une IA générative ?
- Comment ça marche (modèle de langage statistique, pas de "conscience")
- Pourquoi ça peut inventer
- Pourquoi la version "payante" est différente de la gratuite
Sujet 2 : les bons cas d'usage en entreprise
- Résumer un long document ou un email
- Reformuler un texte dans un ton particulier
- Générer une première version d'un email, article, présentation
- Aider à écrire du code
- Traduire ou vulgariser
- Brainstorming de pistes
- Préparer les grandes lignes d'une réunion
Sujet 3 : les mauvais usages à éviter
- Coller des données confidentielles (la règle n°1)
- Déléguer des décisions importantes à l'IA
- Publier des contenus générés sans relecture humaine
- Utiliser l'IA pour tricher à des évaluations internes
- Mettre son nom sur un contenu 100 % IA sans mention
Et au niveau légal / RGPD ?
L'IA Act européen (entré en vigueur en 2024, applicable progressivement en 2025-2026) encadre certains usages, notamment :
- Les systèmes d'IA "à haut risque" (RH, scoring crédit, surveillance) nécessitent une documentation stricte
- Les IA grand public (type ChatGPT) ont des obligations de transparence allégées mais réelles
- Les contenus générés par IA destinés au public doivent être identifiables
Pour une TPE/PME classique, l'usage courant de ChatGPT/Copilot pour aider à rédiger reste très peu encadré. Mais dès que l'IA sert à prendre des décisions sur des personnes (recrutement, évaluation, scoring), le cadre devient plus strict.
Côté RGPD : si vous collez dans ChatGPT des données personnelles de clients ou salariés, vous faites probablement un transfert illégal de données hors UE (OpenAI est basé aux USA). Fondamentalement : règle n°1 à respecter absolument.
La charte IA en 1 page
À adapter et faire signer par chaque salarié :
*"J'utilise les outils d'IA générative (ChatGPT, Copilot, Claude...) dans le cadre professionnel en respectant les règles suivantes :
Je ne colle jamais d'informations confidentielles de l'entreprise, de nos clients ou de nos collaborateurs dans un outil d'IA grand public (ChatGPT gratuit, Gemini, etc.).
Pour les cas qui nécessitent de traiter des données sensibles, j'utilise uniquement les outils d'entreprise mis à ma disposition (Copilot M365, ou autre version pro autorisée).
Je vérifie systématiquement les contenus produits par l'IA avant toute utilisation professionnelle.
Je signale, en interne et en externe quand c'est pertinent, les contenus très largement générés par IA.
En cas de doute sur un usage, je demande à [responsable IT ou direction] avant d'agir."*
Ce qu'on fait chez Depass Info
Dans le forfait d'infogérance, nous :
- Évaluons les outils d'IA pertinents pour votre entreprise (Copilot M365 est souvent le bon rapport qualité/sécurité pour les clients M365)
- Déployons la version choisie avec les bonnes configurations
- Préparons une charte signable adaptée à votre contexte
- Formons l'équipe en session de 45 min aux bons usages
L'audit gratuit inclut un échange sur les usages IA actuels et un conseil sur ce qu'il faut encadrer en priorité dans votre contexte.
